Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Vorführung anfragen, als Benutzer eines Betriebs mit dem KFZ Manager arbeiten oder auf anderem Weg mit uns in Kontakt treten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Abgrenzung: Daten, die Betriebe im KFZ Manager verwalten

Der KFZ Manager ist eine Software für Kfz-Werkstätten und Autohäuser („Kunden“ oder „Betriebe“). Für die personenbezogenen Daten, die ein Betrieb im KFZ Manager eingibt oder über den KFZ Manager erhebt – etwa Kunden- und Fahrzeugdaten, Aufträge, Kostenvoranschläge und Freigaben, Rechnungen, Kassendaten, Ankauf- und Kaufverträge, Probefahrten oder Anfragen zu Fahrzeugangeboten –, ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Betriebs als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV).

Wenn Sie Kundin oder Kunde einer Werkstatt oder eines Autohauses sind, das den KFZ Manager nutzt, und Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Betrieb weiter.

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Anbieter

Werbewunderbude GmbH (Marke „WWB Digital“)

Anschrift

Schwarzwaldstraße 4a, 76461 Muggensturm, Deutschland

Vertreten durch

Geschäftsführung: Mandy Beck

E-Mail

info@werbewunderbude.de

Telefon

07222 5948120

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen bei uns nicht vor. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an uns: info@werbewunderbude.de.

Website und Software werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg bzw. Falkenstein/Vogtland). Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch das Hosting nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, zuverlässigen und datenschutzfreundlichen Bereitstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – soweit es um die Leistungserbringung gegenüber Kunden geht – die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Website verwendet die auf Ihrem Gerät vorhandenen Systemschriften; beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Informationen an unseren Server. Dabei können verarbeitet werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Adresse (URL), übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent).

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe (z. B. Anmeldeversuche durch Unbefugte) zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in den genannten Zwecken. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Beweissicherung erfordert; in diesem Fall werden die betroffenen Einträge bis zur Klärung aufbewahrt.

Über das Formular „Vorführung anfragen“ auf unserer Website können Sie eine Vorführung des KFZ Manager vereinbaren. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, Name des Betriebs, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Betriebsgröße und Interessenbereiche (freiwillig) sowie Ihre Nachricht (freiwillig). Zur Nachvollziehbarkeit Ihrer Anfrage vermerken wir außerdem Zeitpunkt und IP-Adresse der Übermittlung.

Ihre Angaben werden nicht in einer Datenbank der Software gespeichert, sondern per E-Mail an unser Postfach übermittelt. Zur Bestätigung erhalten Sie eine kurze E-Mail an die angegebene Adresse. Ein Spam-Schutzfeld und eine Begrenzung der Anfragen je Minute schützen das Formular vor Missbrauch.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da Ihre Anfrage auf die Vorbereitung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Abwehr von Missbrauch). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail. Wir löschen die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und kein Vertrag zustande kommt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. bei Geschäftsbriefen sechs Jahre).

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Betrieb, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder auf einen Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. bei Geschäftsbriefen sechs Jahre).

Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Den Zugang für einen Betrieb richten wir nach der Vorführung und dem Vertragsschluss ein; weitere Benutzer legt der Betrieb selbst an. Dafür verarbeiten wir:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als Argon2id-Hash gespeichert, nie im Klartext);
• bei Benutzern, die sich an freigeschalteten Hallen-Tablets anmelden, eine persönliche PIN (ebenfalls nur als Hash);
• Name, Anschrift und Vertragsdaten des Betriebs;
• Rolle und Berechtigungen im Betrieb, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche;
• bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung das verschlüsselt gespeicherte TOTP-Geheimnis;
• je angemeldeter Sitzung Gerätekennung (User-Agent), IP-Adresse und Ablaufzeitpunkt, damit Sitzungen beendet und missbräuchliche Zugriffe erkannt werden können;
• Einträge im Änderungsprotokoll, in dem festgehalten wird, welcher Benutzer wann welche Daten angelegt oder geändert hat.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Betriebs mit dem KFZ Manager arbeiten, ohne selbst Vertragspartner zu sein, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, den Vertrag mit dem Betrieb zu erfüllen und den Zugang sicher zu gestalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten, die der Betrieb über seine Mitarbeitenden in der Software führt (z. B. Zeitstempel an Aufträgen), verarbeiten wir im Auftrag des Betriebs.

Zur Kontoverwaltung senden wir transaktionale E-Mails, etwa zum Zurücksetzen des Passworts, zu Einladungen sowie zu Abrechnung und Vertragsänderungen. Werbe-Newsletter versenden wir nicht ohne Ihre gesonderte Einwilligung.

Für den Versand von E-Mails – sowohl unserer eigenen E-Mails als auch der E-Mails, die Betriebe über den KFZ Manager an ihre Kunden senden (z. B. Kostenvoranschläge, Freigabe-Links, Rechnungen) – nutzen wir den SMTP-Versand der STRATO GmbH (Berlin) mit Sitz in Deutschland. Dabei werden Empfängeradresse, Absender, Betreff, Inhalt und Anhänge sowie technische Zustellinformationen verarbeitet. Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage für unsere eigenen E-Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für E-Mails der Betriebe ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Wir setzen in E-Mails keine Zählpixel oder Klick-Tracking ein.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speichereinträge. Sie sind erforderlich, damit Sie sich anmelden und angemeldet bleiben können. Die Speicherung bzw. der Zugriff ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) ohne Einwilligung zulässig, weil er unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Die anschließende Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Beim bloßen Besuch der Website ohne Anmeldung werden keine Cookies gesetzt.

Im Produktivbetrieb werden die Cookies nur über verschlüsselte Verbindungen (Secure-Attribut) übertragen. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein, binden keine Social-Media-Plugins oder Werbenetzwerke ein und erstellen keine Nutzungsprofile. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren; ohne die genannten Cookies ist eine Anmeldung allerdings nicht möglich.

Fahrzeugangebote unter /angebote/…

Autohändler, die den KFZ Manager nutzen, können ihre Fahrzeugangebote auf öffentlichen Seiten unter der Adresse /angebote/… veröffentlichen. Für diese Seiten und die dort angezeigten Inhalte ist der jeweilige Autohändler Verantwortlicher; er ist auf der Seite mit Namen und Anschrift genannt.

Wenn Sie dort über das Anfrageformular eine Anfrage zu einem Fahrzeug senden (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nachricht), wird diese Anfrage im KFZ Manager im Auftrag des Händlers gespeichert und dem Händler angezeigt. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter des Händlers (siehe Abschnitt 1). Informationen zur Verarbeitung, zur Speicherdauer und zu Ihren Rechten erhalten Sie beim jeweiligen Händler. Für die technische Bereitstellung dieser Seiten gelten die Abschnitte zu Hosting und Server-Logfiles entsprechend.

Freigabe von Kostenvoranschlägen

Werkstätten können ihren Kunden einen Link schicken, über den ein Kostenvoranschlag oder eine Auftragserweiterung eingesehen und mit Unterschrift freigegeben werden kann. Auch hierfür ist die jeweilige Werkstatt Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Benutzer- und Kundenkontodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende kann der Betrieb seine Daten exportieren; anschließend werden sie gelöscht, soweit sie nicht gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (Einzelheiten regeln die AGB und der AVV). Datensicherungen werden im Rahmen der regulären Rotation überschrieben.

Für unsere eigenen Unterlagen bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten unberührt. Insbesondere bewahren wir auf:

• Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB),
• Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre,
• empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Während der Aufbewahrung ist die Verarbeitung auf diesen Zweck beschränkt (Art. 18 DSGVO).

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und zwar an:

• unseren Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH (Deutschland) als Auftragsverarbeiter,
• unseren E-Mail-Versanddienstleister STRATO GmbH (Deutschland) als Auftragsverarbeiter,
• die fiskaly GmbH als Anbieter der Cloud-TSE nach der Kassensicherungsverordnung, soweit ein Betrieb die Kassenfunktion nutzt (im Auftrag des Betriebs, siehe AVV, Anlage 2),
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Behörden, soweit wir hierzu verpflichtet oder berechtigt sind.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@werbewunderbude.de.

Widerruf von Einwilligungen

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir keine Vorführung vereinbaren, keinen Zugang einrichten bzw. den Dienst nicht erbringen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir übertragen sämtliche Inhalte ausschließlich verschlüsselt per TLS (HTTPS). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers. Darüber hinaus schützen wir die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, etwa optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, rollenbasierte Zugriffsrechte, strikte Mandantentrennung in der Datenbank, ein unveränderliches Änderungsprotokoll und tägliche verschlüsselte Datensicherungen. Eine Übersicht enthält Anlage 1 unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen, die bestehende Kundenzugänge betreffen, informieren wir Kunden zusätzlich per E-Mail.